Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

MASALAH BIASA MESYUARAT

Mesyuarat jarang diadakan.

Minit lewat dihantar.

Agenda tidak jelas.

Tiada keputusan yang dibuat

Kurang perancangan

Subjek dan tujuan mesyuarat tidak diterangkan dengan jelas.

Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadiri mesyuarat.

Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.

Terlalu panas atau sejuk

terlalu bising

Tempat mesyuarat terlalu sempit

kerusi-kerusi yang tidak selesa

terlalu banyak asap

Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam keadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan.

Mesyuarat tidak dimulakan pada waktu yang ditetapkan.

Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir; orang yang sepatutnya tidak hadir, hadir.

Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk.

Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk

Ada ahli yang mengawal mesyuarat.

Ahli-ahli mesyuarat bertelagah sesama sendiri atau dengan pengerusi tanpa dapat dikawal.

Ahli-ahli tidak mengeluarkan perasaan dan pendapat yang sebenar.

Gangguan dan perbualan sampingan.

Ahli-ahli dipersendakan atau ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-ahli.

Ahli-ahli tidak jelas atau keliru mengenai isu-isu atau maklumat yang dibincangkan atau dipersembahkan.

Peralatan alat pandang dengar tidak boleh digunakan.

Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar atau memahami alat pandang dengar.

Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripada jangka waktu yang telah dirancang.

Pengerusi /wakil tidak mempunyai kuasa membuat keputusan.

Semasa Perbincangan:

Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli.

Galakkan penyertaan.

Kawal perbincangan.

Kawal perjalanan masa.

Kekalkan suasana harmonis.

Beri kesimpulan dari semasa ke semasa

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Menggalakan perbincangan dan penyertaan.

Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli.

Menentukan susunan agenda dipatuhi.

Menjaga displin mesyuarat.

Mengawal perjalanan masa.

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan.

Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.

Agenda dibincangkan satu persatu.

Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan.

Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa.

Pengurusan Mesyuarat Berkesan