SEJARAH LAMPAU

 

Perutusan Tahunan Naib Canselor USM 2019

LINK

PPS : Kepentingan dan Permasalahan

Penilaian Prestasi Staf : Kepentingan dan Permasalahan

Konflik dalam Proses Penilaian Prestasi

KESAN KONFLIK DALAM PROSES PENILAIAN PRESTASI TERHADAP PRESTASI PEKERJA

Dapatan kajian menunjukkan kesan konflik selepas penilaian prestasi boleh dikategorikan kepada dua bahagian iaitu kesan awal dan kesan kemudian.

Kesan Awal Apabila proses penilaian prestasi selesai dilakukan, keputusan penilaian prestasi akan diketahui oleh individu dan bukan dipaparkan kepada umum. Bagi organisasi yang menggunakan sistem secara atas talian, para pekerja boleh menyemak sendiri markah penilaian mereka melalui sistem tersebut. Pemberian markah penilaian ini memberikan kesan emosi kepada para pekerja terutama setelah berlakunya konflik terhadap kaedah yang digunakan untuk menilai prestasi pekerja. Pekerja mendapati ketidakadilan berlaku dalam proses penilaian dan ini memberi kesan kepada emosi mereka. Pekerja menjadi sedih, marah dan juga tertekan apabila merasakan terdapat ketidakadilan dalam penilaian terhadap mereka.

Saya tidak diberitahu di mana kesilapan saya dalam menjalankan tugas seharian. Saya sentiasa siapkan tugasan saya pada masa yang ditetapkan, kadangkala lebih cepat dari tarikh yang ditetapkan. Tetapi saya sangat kecewa apabila markah penilaian saya sama sahaja dengan pekerja yang ada masalah disiplin. Saya sangat kecewa... (A3, BPK)

“Saya sedih dengan proses penilaian yang dijalankan. Saya dapati penilaian dijalankan secara tidak telus dan tidak adil. Mereka yang rapat dengan pengurus sentiasa mendapat markah tinggi walaupun hasil kerja tidak memuaskan dan perlu dibaiki oleh rakan lain. (A4, BPK)

Saya tidak berpuas hati dengan proses penilaian yang dijalankan. Markah saya seolah-olah tiada peningkatan sedangkan hasil kerja saya sentiasa dipuji oleh pelanggan. Ini menunjukkan wujudnya ketidakadilan dalam penilaian prestasi! (A3, BPI)

Apabila melihat paparan markah prestasi saya, saya terus rasa kecewa. Saya tidak menyangka markah sedemikian, saya yakin saya sudah melalukan yang terbaik dalam kerja seharian. Tiada juga sebarang komen dari pengurus yang memberitahu saya sebarang kesilapan dalam kerja saya. (A4, BPI)

Markah saya biasa sahaja. Saya menjangkakan markah penilaian yang lebih tinggi. Saya sentiasa menyumbangkan masa dan tenaga untuk organisasi ini. Agak menyedihkan. (A1, BPI)

Kesan Kemudian Hasil kajian ini mendapati pekerja mengalami emosi yang negatif apabila mendapat keputusan penilaian yang tidak memuaskan hati mereka. Ia mengakibatkan kesedihan dan kekecewaan di kalangan pekerja yang terlibat. Namun, selepas beberapa lama keputusan penilaian tersebut diketahui oleh pekerja, mereka didapati bermotivasi. Ini adalah kerana mereka ingin membuktikan kemampuan diri kepada pengurus mereka dan mahu terus mencuba bagi mendapat markah yang tinggi dan sewajarnya.

Pada saya, penilaian prestasi itu adalah perkara yang penting. Ia menjadi mangkin bagi meningkatkan motivasi kita untuk bekerja dengan lebih baik. Ini kerana akan ada penilaian terhadap hasil kerja. Walaupun penilaian ada kalanya tidak jelas namun ia tidak menghalang kami melakukan yang terbaik dalam tugas yang diberikan. (A5, BPK)

Saya teruskan buat kerja seperti biasa. Ini kerana walau apa pun markah penilaian yang diberi, kerja tetap berjalan seperti biasa. Saya akan cuba melaksanakan tugasan yang diberi dengan lebih baik. Saya harap penilaian bagi masa akan datang akan menyebelahi saya. (A3, BPK)

Apabila markah penilaian saya rendah, saya sentiasa akan cuba memperbaiki mutu kerja saya kerana saya rasa saya perlu menjadi pekerja yang baik untuk tempat kerja saya. Adakalanya rasa sedih terhadap markah yang diterima kerana sudah buat sehabis baik sepanjang tahun namun nampaknya masih ada yang perlu saya perbaiki. (A4, BPK)

Mula-mula melihat markah penilaian prestasi, sememangnya saya terkejut, saya memang rasa tidak adil. Lama kelamaan saya fikir saya perlu teruskan kerja dan cuba tingkatkan hasil kerja saya, saya lebih kerap berhubung dengan pengurus untuk meastikan saya melaksanakan tugas sepertimana yang dia arahkan. (A3, BPI)

Mungkin kerja saya selama ini tidak seperti yang diharapkan walaupun di pihak saya merasakan sudah lengkap. Saya akan berusaha lebih lagi selepas ini bagi memastikan saya akan mencapai tahap yang dikehendaki organisasi. Saya mengharapkan markah yang tinggi supaya dapat kenaikan gaji kelak. (A1, BPI)

Ia meningkatkan motivasi saya untuk melakukan yang terbaik dalam setiap tugasan. Selain mengharapkan mendapat markah yang baik, ia juga akan membantu meningkatkan kecekapan saya dalam bidang tugas saya. Walaupun ada pekerja yang menganggap penilaian yang dilakukan tidak adil, saya percaya sekiranya kita membuat kerja dengan ikhlas, majikan akan menghargai. (A2, BPI)

Konflikdalam Proses Penilaian Prestasi dalam Organisasi

Pengurusan Mesyuarat Berkualiti

MASALAH BIASA MESYUARAT

Mesyuarat jarang diadakan.

Minit lewat dihantar.

Agenda tidak jelas.

Tiada keputusan yang dibuat

Kurang perancangan

Subjek dan tujuan mesyuarat tidak diterangkan dengan jelas.

Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadiri mesyuarat.

Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik.

Terlalu panas atau sejuk

terlalu bising

Tempat mesyuarat terlalu sempit

kerusi-kerusi yang tidak selesa

terlalu banyak asap

Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam keadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan.

Mesyuarat tidak dimulakan pada waktu yang ditetapkan.

Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir; orang yang sepatutnya tidak hadir, hadir.

Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk.

Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk

Ada ahli yang mengawal mesyuarat.

Ahli-ahli mesyuarat bertelagah sesama sendiri atau dengan pengerusi tanpa dapat dikawal.

Ahli-ahli tidak mengeluarkan perasaan dan pendapat yang sebenar.

Gangguan dan perbualan sampingan.

Ahli-ahli dipersendakan atau ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-ahli.

Ahli-ahli tidak jelas atau keliru mengenai isu-isu atau maklumat yang dibincangkan atau dipersembahkan.

Peralatan alat pandang dengar tidak boleh digunakan.

Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar atau memahami alat pandang dengar.

Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripada jangka waktu yang telah dirancang.

Pengerusi /wakil tidak mempunyai kuasa membuat keputusan.

Semasa Perbincangan:

Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli.

Galakkan penyertaan.

Kawal perbincangan.

Kawal perjalanan masa.

Kekalkan suasana harmonis.

Beri kesimpulan dari semasa ke semasa

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI

Menggalakan perbincangan dan penyertaan.

Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli.

Menentukan susunan agenda dipatuhi.

Menjaga displin mesyuarat.

Mengawal perjalanan masa.

PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN

Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan.

Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan.

Agenda dibincangkan satu persatu.

Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan.

Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa.

Pengurusan Mesyuarat Berkesan

70% Kesilapan Di Tempat Kerja

70% kesilapan di tempat kerja DISEBABKAN OLEH FAKTOR KOMUNIKASI YANG LEMAH (Kris Cole :1993)

Kesan jika berlaku kelemahan dalam sistem komunikasi :

• Staf tidak gembira

• Self-esteem turun

• Kecewa,hostile

• Kreativiti turun

• Moral turun

•Team spirit turun

• Kesilapan

• Tidak cekap

• Produktiviti turun

• Imej turun

Pengurusan Mesyuarat Kurikulum

Watak Dalam Mesyuarat

1. PERANAN PENGERUSI?
2. 
   
3.  Perlu bijak mengawal karektor yang pelbagai
4. 
   
5.  Mencari peluang untuk menggunakan kekuatan watak- watak ini bagi membantu dalam mesyuarat
6. 
   
7.  Bertindak sekiranya perlakuan negatif berlaku berulang- ulang sehingga mengganggu perjalanan mesyuarat
8. 
   
9.  Perlu bijak menilai gerak badan ahli- ahli untuk tindakan sewajarnya semasa mempengerusikan mesyuarat